कम्युनिकेशन से जुड़ी सामान्य बाधाएँ और उन्हें दूर करने के तारीक

हम सभी जानते हैं कि हमारे काम और व्यक्तिगत जीवन दोनों में मजबूत रिश्तों के लिए अच्छा कम्युनिकेशन जरूरी है। कम्युनिकेशन वह गोंद है जो रिश्तों, परिवारों और दोस्ती को एक साथ रखता है। वर्कप्लेस पर, यह किसी प्रोजेक्ट के सफल या असफल होने – या यहां तक कि किसी व्यवसाय के लड़खड़ाने या फलने-फूलने के बीच का अंतर हो सकता है।

कम्युनिकेशन सही करने के लिए वित्तीय प्रोत्साहन भी है। डायनेमिक सिग्नल के 2019 वार्षिक कर्मचारी कम्युनिकेशन और जुड़ाव की स्थिति के अनुसार, 52% कंपनियों ने खराब कम्युनिकेशन के कारण राजस्व हानि की सूचना दी।

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कोई भी जन्म से महान कम्युनिकेटर नहीं होता। अगर हम काम में सफल होना चाहते हैं, अपना व्यवसाय बढ़ाना चाहते हैं और महत्वपूर्ण स्टेकहोल्डर्स के साथ मजबूत संबंध बनाए रखना चाहते हैं तो यह एक ऐसा कौशल है जिसे हम सभी को सीखना चाहिए।

सौभाग्य से, अच्छी तरह से संवाद करना सीखना बहुत कठिन नहीं है। कुछ सामान्य जाल हैं जो समूह कम्युनिकेशन में बाधा डालते हैं । मैं उन्हें बार-बार देखता हूँ, और उनमें से कुछ में मैं स्वयं फँस गया हूँ!

वर्कप्लेस पर कम्युनिकेशन में आने वाली कुछ सबसे सामान्य बाधाओं, उनका निदान कैसे करें और उन्हें कैसे ठीक करें, इसके बारे में जानने के लिए आगे पढ़ें।

असंगति 

संगति को “किसी चीज़ के अनुप्रयोग में अनुरूपता, आमतौर पर वह चीज़ जो तर्क, सटीकता या निष्पक्षता के लिए जरूरी है” के रूप में परिभाषित की गई है। निरंतरता की कमी कम्युनिकेशन के लिए बेहद हानिकारक हो सकती है और लोगों को निराश, अलग-थलग और भ्रमित महसूस करा सकती है। बिल्कुल वैसा नहीं जैसा आप अपनी टीम में चाहते हैं!

क्या आप या आपके साथ काम करने वाला कोई व्यक्ति मिला-जुला मैसेज दे रहा है? क्या आप जानबूझकर या अनजाने में अलग-अलग लोगों को अलग-अलग मैसेज दे रहे हैं? अगर हां, तो आप असंगतता नामक कम्युनिकेशन बाधा से पीड़ित हो सकते हैं।

इसके लिए क्या करना चाहिए 

अगर आप असंगत व्यक्ति हैं, तो अपने आप से पूछें कि आप ऐसा क्यों कर रहे हैं। क्या आप गलती से मिश्रित मैसेज दे रहे हैं क्योंकि आप सही उत्तर के बारे में निश्चित नहीं हैं? अगर हां, तो आपको अपने दिमाग में सही जानकारी स्पष्ट करने के लिए कुछ सवाल पूछने होंगे।

वर्कप्लेस में असंगत कम्युनिकेशन के लिए मैंने जो सबसे आम स्पष्टीकरण देखा है उनमें से एक संघर्ष का डर है। किसी को भी लोगों को परेशान करना पसंद नहीं है। लेकिन अगर आप असंगत जानकारी दे रहे हैं क्योंकि आप किसी को परेशान करने या नाराज़ होने से डरते हैं, तो यह एक समस्या है।

अपनी स्वयं की असंगति के कारण उत्पन्न समस्या को ठीक करने के लिए टीम को एक साथ लाएँ और सभी से बात करें। अगर दूरी (या महामारी) के कारण यह असंभव है , तो सभी को कॉन्फ्रेंस कॉल पर बुलाएँ। हालांकि यह सिर्फ एक ईमेल भेजने के लिए आकर्षक हो सकता है, लेकिन इसके परिणामस्वरूप कम होने के बजाय अधिक भ्रम होने की संभावना है। कम्युनिकेशन संबंधी विसंगतियों को सुलझाने के लिए आमने-सामने चर्चा की जरूरत होती है।

इस तरह शुरू करें: “मुझे एहसास हुआ कि मैं एक्स प्रोजेक्ट के आसपास असंगत या भ्रमित करने वाले मैसेज दे रहा हूं, और मैं इसे साफ़ करना चाहता था।” फिर स्पष्ट भाषा में बताएं कि आप क्या चाहते हैं कि हर कोई इसे समझे और आपकी टीम के किसी भी प्रश्न का उत्तर दे।

अगर असंगत कम्युनिकेशन किसी और से आ रहा है, तो बोलें और उसका नाम बताएं। यह कोई प्रतिकूल बातचीत नहीं होनी चाहिए। यहां आपके लिए एक सरल स्क्रिप्ट है: “मुझे यहां कुछ मिश्रित मैसेज मिल रहे हैं क्योंकि मुझे एक्स बताया गया था, लेकिन जेन को लगता है कि वाई। क्या आप कृपया मेरे लिए स्पष्टीकरण दे सकते हैं?”

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सुनने का ख़राब कौशल

हममें से अधिकांश लोग सुनने की तुलना में बात करने में बेहतर होते हैं। वह तो बस मानव स्वभाव है। एक्टिव होकर सुनना एक जरूरी कौशल है जो बहुत कम लोगों में विकसित होता है। लेकिन प्रभावी ढंग से दूसरों को सुनना उतना ही महत्वपूर्ण है जितना कि अपनी बात पहुंचाने में सक्षम होना।

अगर आप, या आप जिससे बात कर रहे हैं, बातचीत के दौरान बार-बार हस्तक्षेप कर रहे हैं, बातें दोहरा रहे हैं, या ज़ोनिंग कर रहे हैं, तो आपकी कम्युनिकेशन समस्या का सबसे अच्छा निदान खराब सुनने के रूप में किया जा सकता है।

इसके लिए क्या करना चाहिए

संभावना है, आप अपने सुनने के कौशल को बेहतर बनाने में सफल हो सकते हैं। हममें से अधिकांश लोग ऐसा कर सकते थे! सक्रिय रूप से सुनने का अभ्यास करने का प्रयास करें। नीचे दिया गया ग्राफ़िक एक्टिव होकर सुनने के सात स्किल्स पर प्रकाश डालता है।

मूलतः, आपको बोलने वाले व्यक्ति को अपना पूरा, गैर-निर्णयात्मक ध्यान देना चाहिए। बाधा मत डालो। जिस व्यक्ति से आप बात कर रहे हैं उसके शब्दों पर विचार करें और अगर कुछ अस्पष्ट हो तो स्पष्टीकरण मांगें। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपने उन्हें सही ढंग से समझा है, आपने जो सुना है उसे संक्षेप में स्पीकर के सामने रखें। केवल तभी आपको उनके द्वारा कही गई बातों पर अपने विचार साझा करना शुरू करना चाहिए और अपने विचार सामने लाने चाहिए।

अगर आप ऐसे व्यक्ति हैं जो महसूस कर रहे हैं कि कोई और आपकी बात नहीं सुन रहा है, तो यह अविश्वसनीय रूप से निराशाजनक हो सकता है। अगर यह कई लोगों के लिए एक समस्या है (और यह हो भी सकती है!), तो आपको सक्रिय रूप से सुनने पर ध्यान देने के साथ पूरी टीम के लिए कुछ कम्युनिकेशन प्रशिक्षण पर विचार करना चाहिए।

अगर आपको किसी विशेष गरीब श्रोता से समस्या है, तो समस्या को गैर-टकराव वाले तरीके से नाम दें और उनका इनपुट मांगें। आप आश्चर्यचकित हो सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप सीख सकते हैं कि उन्हें मौखिक रूप से दी गई जानकारी को संसाधित करने में कठिनाई होती है और वे इसे अपनी गति से पचाने के लिए लिखित रूप में रखना पसंद करते हैं। आप यह भी पा सकते हैं कि आप लगातार उन्हें बुरे समय में पकड़ रहे हैं और उनके प्रवाह को तोड़ रहे हैं।

विभिन्न कार्य शैलियाँ, सीखने की शैलियाँ और कम्युनिकेशन आवश्यकताएँ बाहर से अशिष्टता की तरह लग सकती हैं। सहानुभूति का अभ्यास करें और अपने सहकर्मी से सहयोगी के रूप में संपर्क करें, विरोधी के रूप में नहीं।

अंत में, अगर कोई अपमानजनक होने की बात नहीं सुन रहा है, तो पेशेवर रूप से अपने लिए खड़े होने से न डरें। अगर कोई आपको टोकता है, तो यह कहना ठीक है, “कृपया मुझे अपनी बात समाप्त करने दीजिए।”

आपके शब्द कुछ और कहते हैं, आपकी शारीरिक भाषा कुछ और कहती है

क्या आपने कभी किसी को कुछ कहते हुए सुना है, जबकि उनकी शारीरिक भाषा बिल्कुल विपरीत कम्युनिकेशन करती प्रतीत होती है? यह आश्चर्यजनक रूप से सामान्य है।

कम्युनिकेशन विशेषज्ञों का मानना है कि किसी से बात करते समय हम जो प्रभाव डालते हैं, उसके लिए शारीरिक भाषा लगभग 55% जिम्मेदार होती है:

दूसरे शब्दों में, जो आप मौखिक रूप से नहीं कहते वह कम से कम उतना ही महत्वपूर्ण है जितना आप कहते हैं। हो सकता है कि आपके शब्द सकारात्मक या तटस्थ मैसेज दे रहे हों, लेकिन अगर आपकी शारीरिक भाषा निराशा, क्रोध या झुंझलाहट व्यक्त कर रही है, तो दूसरा व्यक्ति यही समझेगा।

इसके लिए क्या करना चाहिए

कहें आपका क्या मतलब है! मेरा मतलब यह नहीं है कि आपको हर विचार को अपने मुंह से बिना फ़िल्टर किए बाहर आने देना चाहिए। लेकिन पेशेवर और विनम्र रहते हुए यथासंभव ईमानदार रहें।

अपनी बॉडी लैंग्वेज पर पूरा ध्यान दें – हममें से कई लोग आदत के कारण अपनी बाहों को क्रॉस करने जैसी बंद-बंद मुद्राएं अपनाते हैं। जब आप किसी से बात कर रहे हों, तो इन सरल शारीरिक भाषा युक्तियों का पालन करें:

• जिस व्यक्ति से आप बात कर रहे हैं उसकी ओर अपने शरीर को झुकाएं
• आँख से संपर्क करें
• उचित होने पर मुस्कुराएँ। चेहरे पर नकारात्मक भाव जैसे भौंहें सिकोड़ने से बचें
• अपनी बांहें मत मोड़ो
• सीधे खड़े हों या बैठें
• गहनों या कपड़ों के साथ न खेलें । इससे आप घबराए हुए दिखते हैं.

अगर आप किसी से बात कर रहे हैं और उनकी शारीरिक भाषा उनके शब्दों से मेल नहीं खाती है, तो यह भ्रमित करने वाला हो सकता है। इसका मतलब यह नहीं है कि वे जानबूझकर आपको गुमराह कर रहे हैं या उनकी बातें झूठी हैं। विरोधाभासी शारीरिक भाषा का आसानी से यह मतलब हो सकता है कि किसी का दिन ख़राब चल रहा है – इसका आपसे या बातचीत से कोई लेना-देना नहीं हो सकता है।

लेकिन पूछना ठीक है! वास्तव में, अगर किसी की शारीरिक भाषा और शब्द मेल नहीं खाते हैं, तो गहराई में जाना समझदारी है। कुछ इस तरह कहें: “आप मुझे वह एक्स कह रहे हैं, लेकिन आपकी अभिव्यक्ति वाई कह रही है। क्या आपको कुछ चिंताएँ हैं?” मैं उन्हें सुनना चाहूँगा और अगर ऐसा है तो उन्हें संबोधित करना चाहूँगा।” अपना लहजा सहयोगी और अपनी शारीरिक भाषा ग्रहणशील रखें।

शब्दजाल का ज्यादा इस्तेमाल

ईकॉमर्स  सेक्टर में काम करता हूं, जो शब्दजाल के लिए कुख्यात है। लेकिन मेरे उद्योग से बाहर के लोग अपने सीआरओ (रूपांतरण दर अनुकूलन) से अपने एपीआई (एप्लिकेशन प्रोग्रामिंग इंटरफ़ेस) को नहीं जान सकते हैं और उन्हें ऐसा क्यों करना चाहिए?

कई कंपनियों और उद्योगों के पास अपने स्वयं के शब्दजाल, संक्षिप्ताक्षर और संक्षिप्ताक्षर होते हैं जिनके साथ नए कर्मचारी और बाहरी हितधारक संघर्ष कर सकते हैं। अत्यधिक शब्दजाल कम्युनिकेशन की गुणवत्ता को कम कर देता है और प्रचलित शब्दों के पक्ष में स्पष्टता का त्याग कर देता है।

इसके लिए क्या करना चाहिए

जितना संभव हो अपनी शब्दावली से शब्दजाल को खत्म करने का प्रयास करें। कुछ का उपयोग करना तब ठीक हो सकता है जब आप आश्वस्त हों कि कमरे में सभी को शर्तों की समान समझ है, लेकिन इससे बचना बेहतर है। और जब आप नए कर्मचारियों और अपनी कंपनी के बाहर के लोगों से बात कर रहे हों तो शब्दजाल से बचना जरूरी है। बहुत से ऐसे शब्दों का प्रयोग करना जो उन्हें समझ में नहीं आते, लोगों को अलग-थलग महसूस कराता है और उन्हें बंद कर देता है।

अपनी कंपनी में शब्दजाल-मुक्त संस्कृति बनाने का प्रयास करें। सभी को सरल अंग्रेजी का उपयोग करने के लिए प्रोत्साहित करें और अंतहीन संक्षिप्ताक्षर और संक्षिप्तीकरण बनाने से बचें। इसमें अपने स्वयं के शब्दजाल के उपयोग में कटौती करके उदाहरण के द्वारा नेतृत्व करना शामिल हो सकता है। सटीक भाषा और सीधा कम्युनिकेशन हर किसी के लिए जीवन को आसान बनाता है।

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ओह, और उपरोक्त सार्वभौमिक रूप से घृणास्पद अभिव्यक्तियों से बचने का प्रयास करें।

अनजाने में पक्षपात करना

कल्चर बैकग्राउंड जैसी वास्तविक या अनुमानित विशेषताओं के आधार पर लोगों के बारे में त्वरित निर्णय लेते हैं । हममें से अधिकांश लोग जानबूझकर ऐसा कभी नहीं करेंगे, लेकिन विशेष समूहों से संबंधित लोगों के बारे में सांस्कृतिक मैसेज देना बहुत शक्तिशाली है। बिना किसी इरादे के हम दूसरों के बारे में जो धारणाएँ बनाते हैं, उन्हें अचेतन पूर्वाग्रह के रूप में जाना जाता है।

यह सिद्ध हो चुका है कि अचेतन पूर्वाग्रह हर स्तर पर आधुनिक कार्यस्थलों को प्रभावित करता है: नियुक्ति, प्रतिधारण, पर्फोर्मेंस मैनेजमेंट और पदोन्नति। अपने आप में अचेतन पूर्वाग्रह का निदान करना बहुत कठिन हो सकता है। हार्वर्ड इंप्लिसिट बायस टेस्ट उन पूर्वाग्रहों को उजागर करने का एक आंख खोलने वाला तरीका हो सकता है जिनके बारे में आपको पता नहीं होगा कि आप उनमें मौजूद हैं।

इसके लिए क्या करना चाहिए

हम सभी अपने अचेतन पूर्वाग्रह पर काबू पाने के लिए और अधिक प्रयास कर सकते हैं। कई कंपनियां अब अपनी ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया के हिस्से के रूप में समानता, विविधता और समावेशन प्रशिक्षण को शामिल करती हैं। आप इसके अंतर्गत अचेतन पूर्वाग्रह पर एक मॉड्यूल शामिल कर सकते हैं। आप इस समस्या से निपटने के लिए पूरी टीम के लिए प्रशिक्षण का आयोजन भी कर सकते हैं। इसके बारे में बात करना चुनौतीपूर्ण हो सकता है, लेकिन इसके अस्तित्व को पहचानना ही इसके प्रभाव को कम करने का सबसे अच्छा तरीका है।

कुछ अचेतन पूर्वाग्रहों को पाल रहे हैं तो अपने आप को कोसें नहीं । हममें से अधिकांश हैं! उनके बारे में जागरूक होने से, आप उनसे पूछताछ करने और उन्हें खत्म करने के लिए काम करने के लिए बेहतर स्थिति में हैं।

बेहतर टीम वर्क के लिए कम्युनिकेशन बाधाओं पर काबू पाना

हम सभी अपने वर्कप्लेस पर कम्युनिकेशन के महत्व को समझते हैं, लेकिन कम ही लोग जानते हैं कि इसे कैसे बेहतर बनाया जाए या कम्युनिकेशन अवरोधों को कैसे दूर किया जाए।

यह आश्चर्यजनक है कि कितनी बार समान वर्कप्लेस कम्युनिकेशन अवरोध सामने आते हैं। अगर आप मेरे द्वारा यहां बताई गई किसी भी सामान्य समस्या में अपनी टीम को पहचानते हैं, तो निराश न हों! थोड़े से समय और प्रयास से, आप सभी बेहतर कम्युनिकेटर बन सकते हैं। और बेहतर कम्युनिकेशन से मजबूत टीम वर्क , बेहतर टीम सामंजस्य और अंततः एक अधिक सफल कंपनी बनती है।

आपको कामयाबी मिले!